カスタマイズ翻訳プラットフォーム、グローバルコミュニケーションを支援

• 背景紹介

当社のクライアントは、米国を拠点とする臨床研究を専門とする中堅CROです。同社は、20カ国以上のスポンサーのグローバルプロジェクトを管理しています。部門や地域を超えた多様な利害関係者のネットワークにより、翻訳や言語要件を効率的に管理するという課題に直面していました。

• 課題

クライアントのグローバル展開に伴い、各国のさまざまな部署からの翻訳依頼が増えていました。これらの依頼には、臨床試験プロトコール、規制関連文書、患者募集資料、インフォームド・コンセント・フォームなどの翻訳が含まれていました。これらの依頼は分散しているため、一貫性がなく、遅延が発生し、プロジェクトのステータスを追跡することが困難でした。そのため、翻訳管理を合理化し、すべてのプロジェクトで一貫性とコンプライアンスを確保するための集中型ソリューションが必要でした。

• ソリューション

お客様独自の要件を理解した当社は、お客様のチームと緊密に協力し、お客様固有のニーズに合わせてカスタマイズしたクライアントポータルを設計、実装しました。クライアントポータルは、翻訳依頼を管理し、コミュニケーションを促進し、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで追跡するための一元化されたプラットフォームとして機能しました。

• 主要実施機能

1. カスタマイズ翻訳ニーズフォーム：クライアントポータル内に特定のリクエストフォームを作成し、さまざまな部署や地域のリクエスト担当者が簡単に翻訳リクエストを送信できるようにしました。各フォームには、プロジェクトの範囲、対象言語、希望納期などの重要な詳細が記載され、明確性と具体性が確保されています。

2. 中央プロジェクトパネル：クライアントポータルには、プロジェクトのステータス、タイムライン、主要なマイルストーンなど、進行中のすべての翻訳プロジェクトの概要を一元的に表示するダッシュボードが含まれています。このリアルタイムの可視性により、プロジェクトマネージャは進捗状況を監視し、ボトルネックを特定し、リソースを効果的に割り当てることができました。

3. 自動化ワークフロー：クライアントポータルに自動ワークフロー管理機能を追加し、リクエストの送信からプロジェクトの納品までの翻訳プロセスを合理化しました。自動化された通知とリマインダーにより、タスクに対するタイムリーなアクションが保証され、手作業による介入を減らし、遅延を最小限に抑えることができました。

4. 言語資産ライブラリ：一貫性と品質を確保するため、クライアントポータルに言語資産リポジトリを統合しました。このリポジトリには、クライアント固有の用語集、翻訳メモリ、スタイルガイドが保存され、言語スペシャリストがすべてのプロジェクトで確立された用語と標準を守るのに役立っています。

5. セキュアな通信チャネル：臨床研究における機密性の重要性を認識し、クライアントポータル内に安全な通信チャネルを実装しました。暗号化されたメッセージングとファイル共有機能により、関係者間での機密文書や情報の安全なやり取りを実現しました。

• 成果と効果    

当社のクライアント・ポータル・ソリューションを活用することで、CROは翻訳管理の効率とプロジェクト全体の成果を大幅に改善しました：

• ワークフローの簡素化：集中型顧客プラットフォームにより、翻訳管理ワークフローが簡素化され、管理コストと人的エラーが大幅に削減されました。

• コンプライアンスの向上：言語資産の一元管理されたリポジトリを維持し、標準化されたプロセスを実施することで、クライアントは、すべての翻訳資料において、一貫性の向上と規制要件の遵守を達成しました。

• スケーラビリティ：クライアントポータルは拡張性に優れているため、グローバルな事業展開に伴い増加する翻訳ニーズに効率的に対応することができました。

• 結論

当社がカスタマイズしたクライアントポータルソリューションは、中堅 CRO がグローバルな翻訳要件を管理する複雑さを克服するのに役立ちました。翻訳管理を一元化し、ワークフローを合理化し、コラボレーションを促進することで、お客様は翻訳イニシアチブの効率性、一貫性、コンプライアンスを向上させ、最終的にグローバルプロジェクトの成功に貢献しました。